Tyto informace o zpracování osobních údajů, připravené s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“) a zároveň s ohledem na související legislativu objasňují, které osobní údaje shromažďujeme v souvislosti s poskytováním našich služeb klientům a komunikací s nimi a jak tyto údaje používáme a chráníme.

 

1.            Kdo jsme a naše kontaktní údaje

Jsme společnost HelpReg spol. s r.o., IČO: 282 15 311, se sídlem Weberova 1234/1a, Košíře, 150 00 Praha 5, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 133127 („Společnost“, „my“), a při své činnosti zpracováváme osobní údaje svých klientů, zákazníků. V souladu s Nařízením tedy vystupujeme jako správce osobních údajů.

 

Klientem se pro účely tohoto dokumentu rozumí:

(a)          jakákoliv osoba, která nás požádá o poskytnutí našich služeb, kterými se rozumí zejména služby v oblasti registrací motorových vozidel, provádění záznamů změn údajů do technických průkazů a v registru vozidel; nebo činnosti s výše uvedenými související;

(b)          osoba, na kterou se obracíme z pověření výrobce či dovozce vozidla v souvislosti se svolávací akcí, a to mj. jako akreditovaný zástupce značek, u kterých tuto činnost zajišťujeme.

 

2.            Jaké údaje zpracováváme

Při poskytování našich služeb klientům zpracováváme různé druhy informací, tyto je však obecně možné rozdělit do následujících kategorií:

(a)          Identifikační údaje

Mezi identifikační údaje řadíme zejména titul, jméno, příjmení, adresu trvalého pobytu, případně datum narození a číslo Osvědčení o registraci vozidla, část II.

(b)          Kontaktní údaje

Mezi kontaktní údaje řadíme zejména korespondenční adresu, telefonní číslo a adresu elektronické pošty.

(c)          Informace o Vašem vozidle

Mezi takové údaje řadíme zejména VIN kód, registrační značku, model, staří, údaje z technického průkazu a další technické údaje související s Vaším vozidlem.

 

 

3.            Jak údaje využíváme

Osobní údaje klientů shromažďujeme a využíváme v souladu s účinnými právními předpisy, a to zejména pro:

(a)          Poskytování služeb na vyžádání klientů

Výše uvedené osobní údaje můžeme zpracovávat za účelem řádného výkonu našich aktivit čili poskytování Vám služeb souvisejících s homologacemi a registracemi motorových vozidel, změnami údajů v registru vozidel a dokumentaci k vozidlu, jakož i se získáváním ověřených informací o jejich servisní, provozní či jiné související historii. Tyto údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy (poskytování služeb) s klientem. Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonnou ani smluvní povinností, ale jejich neposkytnutí by nám znemožnilo efektivně a bezpečně plnit smlouvu s Vámi.

(b)          Provádění svolávacích akcí

Vaše výše uvedené osobní údaje můžeme dále zpracovávat pro účely organizace a oznámení Vám svolávací akce prováděné z pokynu výrobce či dovozce vozidla. Obvyklým účelem svolávacích akcí je přitom provést preventivní opatření, která mají předejít vzniku škod na vozidlech či zdraví osob, nehod a jiným negativním dopadům na majitele vozidel a další osoby. Tyto údaje zpracováváme na základě právních předpisů a jejich zpracování je nezbytné pro splnění naší právní povinnosti a naplnění zákonných požadavků s ohledem na skutečnost, že mj. plníme povinnosti akreditovaného zástupce značek Jaguar a Land Rover v ČR. Údaje nám jsou poskytovány třetími subjekty, a proto jejich poskytnutí není závislé na Vaší vůli.

Jako záruku dodržování našich závazků jsme zároveň zabezpečili, že Vaše osobní údaje budou použity výhradně pro stanovený účel anebo pro zákonný a slučitelný účel, přičemž tato informace se aplikuje na každý z uvedených účelů.

Zároveň Vám zaručujeme, že v rámci našeho zpracování osobních údajů nedochází k jejich předávání do třetích zemí mimo území Evropské Unie či do mezinárodních organizací.

Ubezpečujeme Vás, že při zpracování osobních údajů pro shora uvedené účely, ani jinak neprovádíme tzv. automatizované rozhodování ani profilování, když takové postupy nejsou k plnění shora uvedených účelu třeba.

 

4.            Jak údaje sdílíme

Vaše osobní údaje sdílíme vždy jen s důvěryhodnými partnery a přidruženými osobami společnosti, způsobem, jakým nám právní předpisy umožňují a na základě příslušných smluv zajišťujících přiměřenou ochranu osobních údajů.

 

4.1          Námi pověření zpracovatelé

Spolupracujeme s partnery, kteří nám pomáhají poskytovat a zlepšovat naše služby a produkty a zefektivňovat komunikaci s našimi klienty. Osobní údaje poskytujeme pověřeným zpracovatelům za účelem zpracování osobních údajů pro naši společnost a na základě našich pokynů. Tito partneři musí dodržovat závazek přísné důvěrnosti v souladu s příslušnými právními předpisy a/nebo smlouvami, které jsme s nimi uzavřeli.

Našimi zpracovateli jsou zejména osoby a společnosti, které pro nás zabezpečují poskytování služeb klientům, přímý kontakt s klienty, doručování produktů, servisní služby, právní služby, vymáhání pohledávek, poskytování technických a IT služeb a jiné poradenské a konzultační činnosti.

 

4.2          Jiní příjemci

Osobní údaje sdílíme s právnickými a fyzickými osobami, státními orgány a veřejnými institucemi, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni, že přístup k těmto informacím, jejich použití, uchovávání nebo zpřístupnění je přiměřeně nezbytné pro:

(a)          dodržení příslušného právního předpisu nebo vykonatelné žádosti orgánů veřejné správy;

(b)          uplatnění příslušných smluvních podmínek včetně vyšetření jejich možného porušení;

(c)           postup zaměřený na řešení podvodu či bezpečnostních incidentů;

(d)          ochranu před poškozením práv, majetku nebo bezpečnosti naší Společnosti, našich klientů nebo veřejnosti, tak jak to vyžadují nebo dovolují právní předpisy.

Vždy dohlížíme na to, abychom neposkytli více údajů, než je nezbytné k dosažení daného účelu zpracování.

 

5.            Jak můžete nakládat s Vašimi údaji

Jako klient máte ve stanoveném rozsahu právo rozhodovat o nakládání s Vašimi osobními údaji. Uplatnit níže uvedená práva můžete elektronicky prostřednictvím e-mailu na adrese: helpreg@helpreg.cz. Budeme se Vám snažit odpovědět co nejdříve, vždy Vám však odpovíme nanejvýš do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti.

Platné právní předpisy a Nařízení Vám přiznávají zejména tato práva:

(a)          Právo na přístup

Máte právo od nás požadovat potvrzení o tom, zda se zpracovávají Vaše osobní údaje, a je-li tomu tak, získat kopii těchto údajů a informace vyplývající z čl. 15 Nařízení. V případě velkého množství údajů můžeme požadovat, abyste specifikovali požadavek na konkrétní údaje, které o Vás zpracováváme.

(b)          Právo na opravu

K tomu, abychom zpracovávali jen Vaše aktuální osobní údaje, potřebujeme, abyste nám co nejdříve oznámili jejich změnu. V případě, že zpracováváme Vaše nesprávné či neúplné údaje, máte právo požadovat jejich opravu či doplnění.

(c)          Právo na výmaz

Budou-li naplněny podmínky článku 17 Nařízení, můžete požadovat výmaz Vašich osobních údajů. O výmaz proto můžete žádat, pokud jste například odvolali Váš souhlas se zpracováním (v případech, kde dochází ke zpracování na základě souhlasu), úspěšně namítali proti našemu oprávněnému zájmu a neexistuje jiný právní základ pro zpracování, anebo v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme nezákonně nebo pominul účel, pro který jsme Vaše osobní údaje zpracovávali a nezpracováváme je za jiným účelem, který by další zpracování odůvodňoval. Vaše údaje však nevymažeme, jsou-li potřebné pro určení, výkon anebo obhajobu právních nároků, pro splnění právní povinnosti nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu.

(d)          Právo na omezení zpracování

Budou-li naplněny podmínky čl. 18 Nařízení, můžete od nás požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů. O omezení proto můžete žádat, když například popíráte přesnost zpracovávaných údajů anebo v případě, že je zpracování protiprávní a Vy si nepřejete, abychom údaje vymazali. Vaše údaje nadále zpracováváme, existují-li důvody pro určení, výkon anebo obhajobu právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu.

 

(e)          Právo na přenositelnost

Je-li zpracování založené na Vašem souhlasu anebo prováděné za účelem plnění s Vámi uzavřené smlouvy a zároveň prováděné automatizovanými prostředky, máte právo obdržet od nás Vaše osobní údaje, které jsme od Vás získali, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Budete-li mít zájem, a bude-li to technicky možné, Vaše osobní údaje předáme přímo k jinému správci.

(f)           Právo vznést námitku proti zpracování

Zpracováváme-li Vaše osobní údaje z důvodu splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu anebo při výkonu veřejné moci nám svěřené nebo provádíme‑li zpracování na základě našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany, máte právo vznést námitku proti tomuto zpracování. Na základě Vaší námitky zpracování osobních údajů omezíme, a dokud neprokážeme závažné oprávněné důvody zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami nebo důvody pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, osobní údaje nebudeme nadále zpracovávat a Vaše osobní údaje vymažeme.

(g)          Právo podat stížnost

Domníváte-li se, že zpracováváme Vaše osobní údaje v rozporu s Nařízením, nebo jinými předpisy na ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost na některý z příslušných dozorových úřadů, zejména v členském státě Vašeho trvalého pobytu nebo místa údajného porušení. Pro území České republiky je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika, web: www.uoou.cz, tel.: +420 234 665 111.

(h)          Právo odvolat souhlas

Je-li zpracování Vašich osobních údajů založeno na souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na již provedené zpracování.

 

6.            Odkud máme Vaše údaje

Osobní údaje, které zpracováváme, získáváme:

(a)          přímo od Vás prostřednictvím předání při osobním jednání, nebo předáním od Vás v rámci telefonické, e-mailové či jiné společné komunikace;

(b)          od výrobce Vašeho vozidla v případě Vaší žádosti o poskytnutí našich služeb či žádosti Výrobce o provedení svolávací akce; a/nebo

(c)           od orgánů veřejné mocia registru silničních vozidel na základě našich zákonných oprávnění k jejich sdělenív případě, kdy zajišťujeme organizaci s oznámení svolávací akce.

 

7.            Jak dlouho a kde údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme po různě dlouho dobu v závislosti na důvodu jejich zpracování a předmětu poskytovaných služeb. Obecně však platí, že osobní údaje zpracováváme po dobu:

(a)          trvání našeho obchodního vztahu s klientem a dobu nezbytnou k poskytnutí našich služeb klientovi, pro které jsou taková data nezbytná a potřebná;

(b)          do namítnutí zpracování, při kterém Vaše práva a zájmy převáží nad našimi oprávněnými zájmy.

Po uplynutí této doby jsme oprávněni zpracovávat Vaše údaje jen pro slučitelné účely; za účelem ochrany našich práv a majetku (tj. zpravidla po dobu příslušné promlčecí lhůty; pro zvláštní účely typu archivace či statistiky a/nebo pokud tak vyžadují příslušné právní předpisy či nařízení.

 

8.            Změny tohoto dokumentu

Znění tohoto dokumentu jsme oprávněni měnit, zejména za účelem zapracování legislativních změn, či změn účelů a prostředků zpracovávání. Vaše práva vyplývající z tohoto dokumentu anebo příslušných právních předpisů však neomezíme. V případě, že dojde ke změnám tohoto dokumentu způsobilým ovlivnit Vaše práva, vhodným způsobem Vás na to s dostatečným předstihem upozorníme.